OBJECTIFS SPECIFIQUES

A l'issue de cette formation, les apprenants sont capables :

• - De renforcer leur maîtrise dans les compétences fondamentales du poste d'assistant(e) de direction.
• - D'optimiser la collaboration avec leur dirigeant.
• - De positionner le rôle de l'assistant(e) de direction.
• - De gérer les priorités.
• - De traiter efficacement l'information écrite et orale.
• - De renforcer leur excellence relationnelle.
• - De conseiller les clients et vendre par téléphone.

PUBLIC

Cette formation s'adresse aux assistant(e)s de direction collaborant avec un dirigeant, un cadre
dirigeant ou un directeur.

APPROCHE PEDAGOGIQUE

Cette formation est proposée en mode Blended Learning avec :

• - 70% d'apprentissage par la pratique ;
• - 20% d'apprentissage par les paires ;
• - 10% d'apprentissage théorique.

MODALITE

• - Atelier de formation pratique en salle ;
• - Entrainements individuels et en groupe ;
• - Télé-présentielle ;

PROGRAMME

Avant la présentielle

• - Un autodiagnostic.

PARTIE 1 : DEFINIR LE ROLE DE L'ASSISTANT(E) DE DIRECTION

1-Situer la mission de l'assistant(e) de direction :

• - Intégrer la plus-value de l'assistant(e) de direction.
• - Mieux se positionner au sein du binôme ou de l'équipe.

2- Accompagner le dirigeant dans l'exercice de ses différents rôles :

• - Bien comprendre les rôles du dirigeant.
• - Identifier la plus-value de l'assistant(e) de direction sur chacun de ses rôles.

3- Travailler en binôme avec le ou les dirigeants :

• - Clarifier les besoins et attentes de son ou ses dirigeant(s).
• - S'adapter à son (ses) dirigeant(s) et renforcer la complémentarité.

4 - S'affirmer tranquillement dans son rôle :

• - Oser dire et oser demander.
• - Savoir dire non avec diplomatie.
• - Mise en situation :
•     -Autodiagnostic : Mieux se connaître pour mieux s'adapter.
• - Mise en application pratique :
•     - Avant la partie 2 : formalisé les règles de fonctionnement avec son ou ses manager(s).

PARTIE 2 : GERER LES PRIORITES DE SA FONCTION

1 - Faire le point de sa gestion du temps :

• - Repérer les obstacles personnels à une bonne gestion du temps.
• - Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.

2 - Aller à l'essentiel : arbitrer les priorités :

• - Clarifier les priorités : les siennes et celles de son (ses) dirigeant(s).
• - Hiérarchiser les demandes en fonction de l'urgence et de l'importance.

3 - Optimiser son organisation personnelle :

• - Anticiper pour faire face aux pics d'activités.
• - Rester flexible et intégrer les imprévus.

4 - Optimiser l'organisation collective :

• - Mettre en place des process communs pour suivre les projets.
• - Repérer les dysfonctionnements et faire des propositions d'amélioration.
• - Mise en situation :
•     - Quiz : les lois du temps.
• - Mise en pratique : la matrice d'Eisenhower.
• - Mise en application pratique :
•     - Avant la partie 3 : Composer son propre panel d'outils de gestion du temps.

PARTIE 3 : FACILITER LA TRANSMISSION DE L'INFORMATION ECRITE ET ORALE

1 - Relayer efficacement l'information par mail :

• - Gérer une quantité importante d'e-mails.
• - Appliquer et diffuser les principes d'écriture d'un e-mail efficace.

2 - Prendre des notes utiles en réunion ou en face à face :

• - Rester centré(e) sur l'essentiel.
• - Utiliser les supports de prise de notes adaptés.

3 - Mettre à disposition et diffuser l'information :

• - Utiliser les outils de partage d'information pertinents.

4 - Être efficace à l'oral : en réunion ou en face à face

• - Aller à l'essentiel et structurer ses propos.
• - Adapter son langage corporel pour renforcer son impact.
• - Mise en situation :
•     - Atelier pratique : Entraînement à la prise de parole et à la synthèse écrite.

PARTIE 4 : RENFORCER SON AGILITE POUR VIVRE ET ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

1 - Adopter la posture agile :

• - Comprendre les enjeux du changement dans les entreprises.
• - Repérer les signaux de résistances au changement.

2 - Contribuer à l'innovation dans l'entreprise :

• - Analyser un problème et proposer des solutions.

3 - Être un appui efficace pour les équipes :

• - Être un soutien pour l'équipe face au changement.
• - Trouver les mots justes et les attitudes adaptées.

4 - Rester en veille pour anticiper les évolutions du métier :

• - Créer et animer un réseau professionnel.
• - Rester moteur de son évolution.
• - Mise en situation :
•     - Autodiagnostic : Identifier son style de communicant;
•     - Exercices pratiques sur l'écoute active et adapter son langage.

PARTIE 5 : LE ROLE COMMERCIAL DE L'ASSISTANTE DE DIRECTION

- Conseiller les clients et vendre par téléphone

• - Personnaliser le contact.
• - Questionner pour détecter les attentes implicites et explicites du client.
• - Convaincre en adaptant ses arguments aux motivations du client.
• - Se préparer à traiter les objections.
• - Conclure positivement pour engager le client.
• - Prévenir les litiges.

PROCEDURE D'INSCRIPTION

Les candidats à cette formation sont priés de s'inscrire en envoyant leur CV à l'adresse : universite.immo@ethsun-institute.org ou en appelant les numéros suivants : (+225) 20 24 45 96 / 47 00 04 03.

TITRE DELIVRE

A la fin de cet atelier, un diplôme de participation sera délivré aux apprenants ayant suivi avec succès la formation.

Pour toutes informations, veuillez contacter le campus numérique
Afrique et Moyen Orient Bureau d'Abidjan
TEL : (+225) 20244596 / 47000403
E-Mail : formation@ethsun-institute.org
www.ethsun-institute.org